Dificuldades da implantação de Processos

“Implantar processos em uma empresa sempre será um grande desafio.”

Ao contrário do que muitos imaginam, que é fácil colocar um processo para funcionar, na prática nos deparamos com várias dificuldades.

A maior dificuldade encontrada em uma implantação de Processos, é a comportamento das pessoas. Resistência a mudança, zona de conforto, problemas com a cultura, etc, esses são os principais problemas relacionadas às pessoas na implantação de processos. Nem sempre estes problemas são ocasionadas propositalmente.

Além destas dificuldades, também existe os problemas com as Ferramentas, os tais CRMs, ERPs, entre outros. Cada área que é envolvida em um processo tem suas necessidades, suas próprias ferramentas, e a grande dificuldade é atender com a mesma ferramenta as necessidades de todas as áreas. Ou o processo tem que ser adaptado, ou são necessárias customizações na ferramenta que normalmente não são baratas.

O porte da empresa também é um dificultador, quanto maior ela for, mais difícil será a implantação de um processo. Quanto maior for a quantidade de pessoas envolvidas também será mais difícil.

A falta de estrutura organizacional pode também influenciar muito na implantação de processos, pois com isso existem muitas mudanças de diretrizes, de foco, de objetivos, de direcionamento. Isto reflete diretamente na implantação, havendo muitas mudanças dos processo, dificultando a efetivação dela.

O sucesso da implantação de processos depende muito da direção da empresa. Demandam tempo, dinheiro, tempo de gerenciamento, e principalmente de apoio e cobranças.

É muito importante os processos serem implementados aos poucos, pois quanto maior for a mudança, maior será a dificuldade da implantação. Tudo faz parte de um progresso, que devem estar envolvidos a direção da empresa, a equipe de implantação e as equipes que irão executar os processos. Neste momento todos devem fazer parte de um único time, que tem como objetivo evoluir e melhorar os processos.

Processos – BPM (Business Process Management)

O que é e para que serve ”Processos”?

Processo descreve um conjunto de atividades, passos ou tarefas sequenciais que podem ser automatizadas ou não. Com a finalidade de atingir um objetivo comum.

Alguns gestores de Microempresas ou PMEs (Pequenas e Médias Empresas), acreditam que processo servem apenas para burocratizar ou engessar o trabalho.

Mas estão completamente enganados, principalmente se estão com objetivo de crescimento.

Sem elas as empresas podem crescer de forma desorganizada, impedindo assim que a empresa cresça de forma sólida e segura. Esta “organização” permite que futuramente, além de facilitar o trabalho dos colaboradores, o gerenciamento seja facilitado e a melhoria na qualidade de seus produtos e/ou serviços sejam constante. 

Outro ponto importantíssimo é o auxílino nos processos decisórios de Gestão da empresa. Através dos processos é possível estabelecer métricas sendo um grande aliado para reduções de custo, e avaliar se a estratégia da empresa está sendo bem executada.

Surge assim o BPM (Business Process Management), que tem como objetivo alinhar e manter sempre alinhado os processos à estratégia da empresa e às regras de negócios definidas. Fazer o elo entre os processos, internos e até externos.

Você pode estar se perguntando mas e o tal do Workflow?!

Muito mais do que uma evolução do termo Workflow, BPM é uma conceituação nova onde o Workflow faz parte de um todo não sendo o todo. Antigamente os Workflows eram vistos apenas pela área de TI por causa da sua complexidade e com isso obrigavam que as regras de negócios fossem programadas dentro do próprio fluxo do workflow. Com as soluções de BPM as regras de negócio ficam sob o controle dos analistas de processos,fazendo com que a área de TI preste apenas consultoria técnica (montagem de fluxos mais complexos) e suporte.

O BPM é uma solução robusta e definitiva que integra todas as evoluções e conceitos da Gestão de Processos. Adapta os processos de negócios à tecnologia existente na empresa e ajuda aos usuários a modelarem, automatizarem e gerenciarem seus próprios processos. 

Eduardo Vieira

O Gerenciamento destes processos faz exatamente com que as empresas não fiquem engessadas, muito pelo contrário, que os processos se movam em uma velocidade que as empresas precisam no concorrido “mercado”.

Planejamento

O planejamento^{(português brasileiro)} ou planeamento^{(português europeu)} é um processo administrativo que visa determinar a direção a ser seguida para alcançar um resultado desejado (Lacombe (2003, p.162).O planejamento é uma ferramenta administrativa, que possibilita perceber a realidade, avaliar os caminhos, construir um referencial futuro, estruturando o tramite adequado e reavaliar todo o processo a que o planejamento se destina. Sendo, portanto, o lado racional da ação. Tratando-se de um processo de deliberação abstrato e explícito que escolhe e organiza ações, antecipando os resultados esperados. Esta deliberação busca alcançar, da melhor forma possível, alguns objetivos pré-definidos. Fonte: Wikipedia (http://pt.wikipedia.org/wiki/Planejamento)

Como alcançar os objetivos, as metas, os sonhos?? Como chegar lá??

Planejar é estudar e definir qual o caminho e como iremos alcançar estes objetivos. O que fazer, como, quando, quem, onde e o porque, analisando sempre essas perguntas ou melhor as respostas à essas perguntas, ajudam muito a iniciar um bom planejamento. Muitas coisas devem ser avaliadas durante o planejamento. Desde o ambiente, o eco-sistema envolvido, as experiências passadas, até a análise de risco e as probabilidades de cada fim.

Tudo que for realizado sem planejamento é uma ação que não se sabe exatamente o resultado ou talvez dependa muito da sorte!

Portanto o planejamento é essencial para o sucesso de qualquer atividade… ou mais, o planejamento é essencial para a realização de um objetivo, de um sonho!!!

O PMI define um grupo de processos só para o planejamento que, dependendo do projeto, pode utilizar até 90% ou mais do tempo total do projeto. Em processos também não é diferente, você tem o ciclo PDCA sempre utilizado para a evolução dos processos: planejar, executar, controlar, agir.

Então vemos que o planejamento é importante desde a atividade mais simples, um processo, até a gestão de uma empresa, mas será que damos a devida importância a ela? Devemos estudar e pesquisar, para fazer um bom planejamento. Claro que não podemos esquecer de executá-la! E bem!

Um texto para ilustrar:

Por que planejar?
Edison Cunha *

Um grande número de dirigentes de empresas tem tentado, de forma agressiva, transformar suas organizações. O principal objetivo é melhorar a performance operacional, promovendo uma reestruturação dos modelos de gestão e investindo na capacitação do capital humano.

A realidade tem demonstrado que o esforço empreendido no nível estratégico de decisão nem sempre se propaga no nível tático. Se questionarmos os gerentes de uma empresa sobre o conteúdo que um planejamento estratégico deveria ter, provavelmente teríamos respostas bem diversas. Aqueles ligados à área financeira colocariam a necessidade de se criar indicadores financeiros para monitorar as operações. A área operacional centraria o foco sobre programas de melhoria da qualidade e produtividade, enquanto o marketing direcionaria seus esforços para focar o mercado.

Na verdade, cada qual estará abordando, de forma isolada, os aspectos que mais influenciam suas áreas de atuação. Entretanto, nenhum deles alinhou suas necessidades com a visão estratégica da direção, caminhando de forma dissociada com objetivos individualizados.

A forma de se fazer negócios está em constante mutação, mas nem sempre existe a percepção destas mudanças. Cabe aos líderes conduzir o processo de planejamento nas organizações para desenvolver um senso de direção sobre os rumos que se pretende dar aos negócios. A elaboração de um planejamento não segue uma fórmula universal única, nem um roteiro específico. Depende basicamente de se agregar informações relevantes sobre o mercado de atuação, suas tendências, prováveis cenários, riscos envolvidos e oportunidades, aliado a um conhecimento intrínseco sobre que competências que a empresa precisará desenvolver para competir neste mercado.

Há também as questões do cenário externo. Toda empresa lida de algum modo com a incerteza. Porém, normalmente, não é abordada de forma adequada na formulação da estratégia. É comum se planejar o futuro como uma projeção do passado acrescido de uma dose de previsibilidade. Via de regra, se subestima a probabilidade de mudanças radicais que podem alterar a vantagem competitiva de uma empresa. Os cenários empregados no planejamento estratégico relacionam-se a fatores macroeconômicos e políticos e objetivam antever incertezas importantes que podem alterar a forma de competir.

Enquanto isso, o cenário interno oferece uma outra fonte de informação importante está relacionada com as competências internas da organização, em particular pessoas, experiências, tecnologia. Qual será a resposta que a organização dará numa provável mudança de rumos? Neste caso, o conhecimento sobre as competências essenciais e os gaps existentes entre o modelo atual de gestão e o modelo futuro, dirão qual a necessidade de intervenção a ser efetuada para desenvolver as habilidades requeridas para competir no mercado.

As recompensas que advém de uma reflexão estratégica são inúmeras e as empresas que não se sentem preparadas para conduzir este processo, tem buscado apoio na consultoria para atuar como facilitadora, provedora de metodologias e integradora das idéias que fluem durante todo este exercício.

Fonte: http://www.administradores.com.br/noticias/por_que_planejar/13210/